Συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο στόλος, που εκπροσωπείται από τον λογαριασμό που αποδέχεται τη συμφωνία. Εκτελών την επεξεργασία είναι η Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Βουδαπέστη, Ουγγαρία (αριθμός εταιρικού μητρώου 01-09-464537), με την επωνυμία FleetFault.

Το FleetFault επεξεργάζεται τα δεδομένα του στόλου για όσο ο στόλος υπάρχει στο FleetFault: από την ημέρα που ο διαχειριστής του αποδέχεται τη συμφωνία μέχρι τη διαγραφή του στόλου στις Ρυθμίσεις. Η διαγραφή του στόλου λήγει τη συμφωνία αυτή μαζί του.

Το FleetFault αποθηκεύει και δείχνει στον στόλο τα δικά του οχήματα και τα αυτοκόλλητα QR τους, τις αναφορές βλαβών που υποβάλλονται για αυτά και τις φωτογραφίες τους, και τις διευθύνσεις ειδοποιήσεων του στόλου, και στέλνει τα e-mail ειδοποιήσεων που ζητούν αυτές οι διευθύνσεις. Επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα μόνο για να παρέχει την υπηρεσία για την οποία εγγράφηκε ο στόλος: να του δείχνει τις δικές του αναφορές, να του στέλνει τις δικές του ειδοποιήσεις και να του επιτρέπει να εξάγει ή να διαγράφει τα δικά του δεδομένα.

Υποκείμενα των δεδομένων είναι οι οδηγοί του στόλου, που υποβάλλουν αναφορά χωρίς δικό τους λογαριασμό, και τα πρόσωπα που κατονομάζονται στις διευθύνσεις ειδοποιήσεων του στόλου. Τα προσωπικά δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία είναι: η περιγραφή και η κατηγορία μιας αναφοράς βλάβης και αν το όχημα μπορεί ακόμη να οδηγηθεί· η ένδειξη χιλιομετρητή, το όνομα και το τηλέφωνο του οδηγού αν τα δώσει· η τοποθεσία αν την προσθέσει ο οδηγός· έως τρεις φωτογραφίες ανά αναφορά· και οι διευθύνσεις e-mail που ο στόλος καταχωρίζει στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις.

Το FleetFault επεξεργάζεται τα δεδομένα του στόλου μόνο βάσει των καταγεγραμμένων οδηγιών του στόλου, που δίνονται μέσω του ίδιου του προϊόντος (προσθήκη οχήματος, αλλαγή κατάστασης αναφοράς, προσθήκη ή αφαίρεση διεύθυνσης ειδοποιήσεων, εξαγωγή ή διαγραφή δεδομένων) ή γραπτώς στο support@mixtape.works. Αν το FleetFault κρίνει ότι μια οδηγία θα παραβίαζε τον ΓΚΠΔ ή άλλο δίκαιο της ΕΕ για την προστασία δεδομένων, ενημερώνει τον στόλο πριν την εκτελέσει.

Όποιος στην Human Hygiene Kft. έχει πρόσβαση στα δεδομένα ενός στόλου δεσμεύεται να τα κρατά εμπιστευτικά, είτε με σύμβαση εργασίας είτε με ξεχωριστή συμφωνία.

Το FleetFault κρατά τα δεδομένα του στόλου πίσω από TLS κατά τη μεταφορά, συνδέει τους λογαριασμούς χωρίς δικό του κωδικό (αυτό το κάνει ο λογαριασμός mixtape), κρατά μια συνεδρία μόνο ως κατακερματισμό με salt και περιορίζει την πρόσβαση στη βάση δεδομένων στο προσωπικό που λειτουργεί την υπηρεσία. Τα μέτρα αυτά επανεξετάζονται καθώς η υπηρεσία αλλάζει, βάσει του άρθρου 32 του ΓΚΠΔ.

Το FleetFault χρησιμοποιεί την Hetzner Online GmbH (φιλοξενία, Φινλανδία), την Amazon Web Services EMEA SARL (e-mail ειδοποιήσεων, που στέλνονται από τη Φρανκφούρτη, Γερμανία) και, ως εφεδρική για τα e-mail ειδοποιήσεων, το Resend, που λειτουργεί από την Plus Five Five, Inc. (Ηνωμένες Πολιτείες), όπως λέει και η ανακοίνωση απορρήτου. Πρόκειται για γενική εξουσιοδότηση: το FleetFault μπορεί να προσθέσει ή να αντικαταστήσει έναν υπεργολάβο επεξεργασίας και ενημερώνει τον διαχειριστή του στόλου με e-mail τουλάχιστον 30 ημέρες πριν ένας νέος αναλάβει τα δεδομένα του στόλου, ώστε ο στόλος να μπορεί να αντιταχθεί. Κάθε υπεργολάβος δεσμεύεται με γραπτή συμφωνία που παρέχει στα δεδομένα του στόλου την ίδια προστασία με την παρούσα.

Το FleetFault βοηθά τον στόλο να απαντήσει στο αίτημα ενός οδηγού ή ενός παραλήπτη ειδοποιήσεων για τα δικά τους δεδομένα, και βοηθά σε μια εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων ή σε μια διαβούλευση με εποπτική αρχή, στο μέτρο που το επιτρέπουν η φύση της επεξεργασίας και οι πληροφορίες που είναι εύλογα διαθέσιμες στο FleetFault.

Το FleetFault ενημερώνει τον διαχειριστή του στόλου χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφού λάβει γνώση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που αφορά τα δεδομένα του στόλου, με όσα γνωρίζει εκείνη τη στιγμή για το τι συνέβη, τι επηρεάζει και τι γίνεται γι' αυτό.

Όταν ο στόλος διαγράφεται στις Ρυθμίσεις, το FleetFault διαγράφει μαζί του τα οχήματα, τις αναφορές, τις φωτογραφίες και τις διευθύνσεις ειδοποιήσεων του στόλου· τίποτα δεν κρατιέται. Ο διαχειριστής ενός στόλου μπορεί επίσης να εξαγάγει κάθε αναφορά ως αρχείο CSV από τον πίνακα οποτεδήποτε μέχρι τότε.

Το FleetFault παρέχει στον στόλο τις πληροφορίες που εύλογα χρειάζεται για να αποδείξει ότι η συμφωνία τηρείται και επιτρέπει στον στόλο, ή σε ελεγκτή που θα ορίσει, να το ελέγξει, με εύλογη προειδοποίηση.

Ο διαχειριστής ενός στόλου αποδέχεται αυτή τη συμφωνία μία φορά, στις Ρυθμίσεις → Συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων. Η αποδοχή καταγράφει τη διεύθυνση e-mail του λογαριασμού και την ώρα, και η εγγραφή αυτή φυλάσσεται όσο υπάρχει ο λογαριασμός του στόλου.