Accord de traitement des données

Le responsable du traitement est la flotte, représentée par le compte qui accepte cet accord. Le sous-traitant est Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapest, Hongrie (numéro d’immatriculation 01-09-464537), exerçant sous le nom FleetFault.

FleetFault traite les données de la flotte aussi longtemps que la flotte existe sur FleetFault : du jour où son gestionnaire accepte cet accord jusqu’à ce que la flotte soit supprimée dans les Réglages. La suppression de la flotte met fin à cet accord à son égard.

FleetFault conserve et montre à la flotte ses propres véhicules et leurs autocollants QR, les signalements de panne déposés à leur sujet et leurs photos, ainsi que les adresses d’alerte de la flotte, et envoie les e-mails d’alerte que ces adresses demandent. Il ne traite ces données que pour faire fonctionner le service auquel la flotte s’est inscrite : montrer à la flotte ses propres signalements, envoyer ses propres alertes, et lui permettre d’exporter ou de supprimer ses propres données.

Les personnes concernées sont les conducteurs de la flotte, qui déposent un signalement sans compte propre, et les personnes désignées par les adresses d’alerte de la flotte. Les données à caractère personnel traitées sont : la description et la catégorie d’un signalement de panne, et si le véhicule peut encore être conduit ; le relevé du compteur kilométrique, le nom et le numéro de téléphone du conducteur s’il les donne ; la position si le conducteur l’ajoute ; jusqu’à trois photos par signalement ; et les adresses e-mail que la flotte indique dans Réglages → Notifications.

FleetFault ne traite les données de la flotte que sur instructions documentées de la flotte, données par le produit lui-même (ajouter un véhicule, changer le statut d’un signalement, ajouter ou retirer une adresse d’alerte, exporter ou supprimer des données) ou par écrit à support@mixtape.works. Si FleetFault estime qu’une instruction violerait le RGPD ou une autre législation de l’UE sur la protection des données, il en informe la flotte avant de l’exécuter.

Toute personne chez Human Hygiene Kft. qui peut accéder aux données d’une flotte est tenue de les garder confidentielles, par un contrat de travail ou par un accord distinct.

FleetFault protège les données de la flotte par TLS pendant leur transmission, connecte les comptes sans mot de passe propre (c’est le compte mixtape qui s’en charge), ne conserve une session que sous forme d’un hachage salé, et limite l’accès à la base de données au personnel qui exploite le service. Ces mesures sont réexaminées à mesure que le service évolue, conformément à l’article 32 du RGPD.

FleetFault recourt à Hetzner Online GmbH (hébergement, Finlande), à Amazon Web Services EMEA SARL (e-mails d’alerte, envoyés depuis Francfort, en Allemagne) et, comme solution de secours pour les e-mails d’alerte, à Resend, exploité par Plus Five Five, Inc. (États-Unis), comme l’indique aussi la notice de confidentialité. Il s’agit d’une autorisation générale : FleetFault peut ajouter ou remplacer un sous-traitant ultérieur, et en informe par e-mail le gestionnaire de la flotte au moins 30 jours avant qu’un nouveau sous-traitant ne prenne en charge les données de la flotte, afin que la flotte puisse s’y opposer. Chaque sous-traitant ultérieur est lié par un accord écrit assurant aux données de la flotte la même protection que celui-ci.

FleetFault aide la flotte à répondre à la demande d’un conducteur ou d’un destinataire d’alerte concernant ses propres données, et aide pour une analyse d’impact relative à la protection des données ou une consultation d’une autorité de contrôle, dans la mesure où la nature du traitement le permet et où les informations raisonnablement disponibles pour FleetFault le permettent.

FleetFault informe le gestionnaire de la flotte dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation de données à caractère personnel touchant les données de la flotte, avec ce qu’il sait alors de ce qui s’est passé, de ce que cela touche et de ce qui est fait à ce sujet.

Lorsque la flotte est supprimée dans les Réglages, FleetFault supprime avec elle les véhicules, signalements, photos et adresses d’alerte de la flotte ; rien n’est conservé. Le gestionnaire d’une flotte peut aussi exporter chaque signalement sous forme de fichier CSV depuis le tableau de bord à tout moment avant cela.

FleetFault fournit à la flotte les informations dont elle a raisonnablement besoin pour démontrer que cet accord est respecté, et permet à la flotte, ou à un auditeur qu’elle désigne, de le vérifier, moyennant un préavis raisonnable.

Le gestionnaire d’une flotte accepte cet accord une fois, dans Réglages → Accord de traitement des données. L’acceptation enregistre l’adresse e-mail du compte et l’heure, et cet enregistrement est conservé aussi longtemps que le compte de la flotte.