Umowa powierzenia przetwarzania danych

Administratorem jest flota, reprezentowana przez konto, które przyjmuje tę umowę. Podmiotem przetwarzającym jest Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapeszt, Węgry (numer rejestrowy 01-09-464537), działająca pod nazwą FleetFault.

FleetFault przetwarza dane floty tak długo, jak flota istnieje w FleetFault: od dnia, w którym jej menedżer przyjmie tę umowę, do usunięcia floty w Ustawieniach. Usunięcie floty kończy tę umowę wobec niej.

FleetFault przechowuje i pokazuje flocie jej własne pojazdy i ich naklejki QR, zgłoszenia usterek złożone w odniesieniu do nich i ich zdjęcia oraz adresy alertów floty, a także wysyła alerty e-mail, o które te adresy proszą. Przetwarza te dane wyłącznie w celu prowadzenia usługi, na którą flota się zapisała: pokazywania flocie jej własnych zgłoszeń, wysyłania jej własnych alertów i umożliwienia jej wyeksportowania lub usunięcia własnych danych.

Osobami, których dane dotyczą, są kierowcy floty, którzy składają zgłoszenie bez własnego konta, oraz osoby wskazane w adresach alertów floty. Przetwarzane dane osobowe to: opis i kategoria zgłoszenia usterki oraz informacja, czy pojazd nadal może jechać; stan licznika, imię i nazwisko oraz numer telefonu kierowcy, jeśli je poda; lokalizacja, jeśli kierowca ją doda; do trzech zdjęć na zgłoszenie; oraz adresy e-mail, które flota wpisuje w Ustawienia → Powiadomienia.

FleetFault przetwarza dane floty wyłącznie na udokumentowane polecenie floty, wydane przez sam produkt (dodanie pojazdu, zmiana statusu zgłoszenia, dodanie lub usunięcie adresu alertu, eksport lub usunięcie danych) albo pisemnie na support@mixtape.works. Jeśli FleetFault uzna, że polecenie naruszałoby RODO lub inne unijne przepisy o ochronie danych, powiadomi o tym flotę przed jego wykonaniem.

Każda osoba w Human Hygiene Kft., która ma dostęp do danych floty, jest zobowiązana do zachowania ich poufności, na podstawie umowy o pracę lub odrębnej umowy.

FleetFault chroni dane floty protokołem TLS w transmisji, loguje konta bez własnego hasła (robi to konto mixtape), przechowuje sesję wyłącznie jako skrót z solą i ogranicza dostęp do bazy danych do pracowników prowadzących usługę. Środki te są przeglądane w miarę zmian usługi, zgodnie z art. 32 RODO.

FleetFault korzysta z Hetzner Online GmbH (hosting, Finlandia), Amazon Web Services EMEA SARL (alerty e-mail, wysyłane z Frankfurtu, Niemcy) oraz, jako zapasowej drogi dla alertów e-mail, z Resend, prowadzonego przez Plus Five Five, Inc. (Stany Zjednoczone), tak jak mówi też informacja o prywatności. Jest to zgoda ogólna: FleetFault może dodać lub zastąpić podmiot przetwarzający i powiadamia menedżera floty e-mailem co najmniej 30 dni przed tym, zanim nowy podmiot zacznie przetwarzać dane floty, aby flota mogła się sprzeciwić. Każdy podmiot przetwarzający jest związany pisemną umową zapewniającą danym floty taką samą ochronę jak ta umowa.

FleetFault pomaga flocie odpowiadać na żądanie kierowcy lub odbiorcy alertu dotyczące jego własnych danych oraz pomaga przy ocenie skutków dla ochrony danych lub konsultacji z organem nadzorczym, w zakresie, na jaki pozwala charakter przetwarzania i informacje, którymi FleetFault rozsądnie dysponuje.

FleetFault zawiadamia menedżera floty bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych floty, podając to, co w danej chwili wie o tym, co się stało, czego to dotyczy i co się w tej sprawie robi.

Gdy flota zostaje usunięta w Ustawieniach, FleetFault usuwa razem z nią jej pojazdy, zgłoszenia, zdjęcia i adresy alertów; nic nie jest zatrzymywane. Menedżer floty może też w każdej chwili przed tym wyeksportować wszystkie zgłoszenia jako plik CSV z panelu.

FleetFault przekazuje flocie informacje, których rozsądnie potrzebuje, aby wykazać, że ta umowa jest przestrzegana, i pozwala flocie lub wskazanemu przez nią audytorowi to sprawdzić, po rozsądnym uprzedzeniu.

Menedżer floty przyjmuje tę umowę raz, w Ustawienia → Umowa powierzenia przetwarzania danych. Przyjęcie zapisuje adres e-mail konta i czas, a zapis ten jest przechowywany tak długo, jak konto floty.