Smlouva o zpracování osobních údajů

Správcem je flotila, zastoupená účtem, který tuto smlouvu přijímá. Zpracovatelem je Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapešť, Maďarsko (obchodní rejstřík 01-09-464537), působící jako FleetFault.

FleetFault zpracovává údaje flotily po celou dobu, po kterou flotila ve FleetFault existuje: ode dne, kdy její správce tuto smlouvu přijme, do smazání flotily v Nastavení. Smazáním flotily tato smlouva s ní končí.

FleetFault ukládá a zobrazuje flotile její vlastní vozidla a jejich QR nálepky, hlášení závad podaná k nim a jejich fotografie a adresy upozornění flotily a odesílá e-mailová upozornění, o která tyto adresy žádají. Tyto údaje zpracovává jen k provozu služby, pro kterou se flotila zaregistrovala: aby flotile ukázal její vlastní hlášení, odeslal její vlastní upozornění a umožnil jí exportovat nebo smazat její vlastní údaje.

Subjekty údajů jsou řidiči flotily, kteří podávají hlášení bez vlastního účtu, a osoby uvedené v adresách upozornění flotily. Zpracovávané osobní údaje jsou: popis a kategorie hlášení závady a zda se s vozidlem dá ještě jet; stav tachometru, jméno a telefonní číslo řidiče, pokud je uvede; poloha, pokud ji řidič přidá; až tři fotografie k hlášení; a e-mailové adresy, které flotila uvede v Nastavení → Oznámení.

FleetFault zpracovává údaje flotily pouze podle zdokumentovaných pokynů flotily, daných prostřednictvím samotného produktu (přidání vozidla, změna stavu hlášení, přidání nebo odebrání adresy upozornění, export nebo smazání údajů) nebo písemně na support@mixtape.works. Pokud se FleetFault domnívá, že by pokyn porušoval GDPR nebo jiný právní předpis EU o ochraně údajů, sdělí to flotile dříve, než jej provede.

Každý, kdo ve společnosti Human Hygiene Kft. může přistupovat k údajům flotily, je vázán povinností mlčenlivosti, ať už pracovní smlouvou, nebo samostatnou dohodou.

FleetFault chrání údaje flotily při přenosu protokolem TLS, přihlašuje účty bez vlastního hesla (to obstarává účet mixtape), uchovává relaci pouze jako hash se solí a omezuje přístup k databázi na pracovníky, kteří službu provozují. Tato opatření se přezkoumávají podle toho, jak se služba mění, v souladu s čl. 32 GDPR.

FleetFault využívá Hetzner Online GmbH (hosting, Finsko), Amazon Web Services EMEA SARL (e-mailová upozornění, odesílaná z Frankfurtu, Německo) a jako zálohu pro e-mailová upozornění Resend, který provozuje Plus Five Five, Inc. (Spojené státy), jak uvádí i oznámení o soukromí. Jde o obecné povolení: FleetFault může přidat nebo vyměnit dílčího zpracovatele a oznámí to správci flotily e-mailem nejméně 30 dní předtím, než nový začne zpracovávat údaje flotily, aby flotila mohla vznést námitku. Každý dílčí zpracovatel je vázán písemnou smlouvou, která údajům flotily zajišťuje stejnou ochranu jako tato smlouva.

FleetFault pomáhá flotile vyřídit žádost řidiče nebo příjemce upozornění týkající se jeho vlastních údajů a pomáhá s posouzením vlivu na ochranu osobních údajů nebo s konzultací s dozorovým úřadem, v rozsahu, který umožňuje povaha zpracování a informace, které má FleetFault rozumně k dispozici.

FleetFault oznámí správci flotily bez zbytečného odkladu poté, co se dozví o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se údajů flotily, a uvede, co v tu chvíli ví o tom, co se stalo, čeho se to týká a co se s tím dělá.

Když je flotila smazána v Nastavení, FleetFault s ní smaže její vozidla, hlášení, fotografie a adresy upozornění; nic se neponechává. Správce flotily může také kdykoli před tím exportovat všechna hlášení jako soubor CSV z přehledu.

FleetFault poskytne flotile informace, které rozumně potřebuje k prokázání, že se tato smlouva dodržuje, a umožní flotile, nebo auditorovi, kterého určí, to po přiměřeném upozornění ověřit.

Správce flotily přijímá tuto smlouvu jednou, v Nastavení → Smlouva o zpracování osobních údajů. Přijetí zaznamená e-mailovou adresu účtu a čas a tento záznam se uchovává po dobu existence účtu flotily.