Acuerdo de encargo de tratamiento de datos

El responsable del tratamiento es la flota, representada por la cuenta que acepta este acuerdo. El encargado del tratamiento es Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapest, Hungría (número de registro mercantil 01-09-464537), que opera como FleetFault.

FleetFault trata los datos de la flota mientras la flota exista en FleetFault: desde el día en que su gestor acepta este acuerdo hasta que la flota se elimina en Ajustes. Eliminar la flota pone fin a este acuerdo respecto a ella.

FleetFault almacena y muestra a la flota sus propios vehículos y sus pegatinas QR, los avisos de avería registrados sobre ellos y sus fotos, y las direcciones de alerta de la flota, y envía los correos de alerta que esas direcciones solicitan. Trata estos datos solo para hacer funcionar el servicio al que la flota se ha dado de alta: mostrar a la flota sus propios avisos, enviar sus propias alertas y permitirle exportar o eliminar sus propios datos.

Los interesados son los conductores de la flota, que registran un aviso sin cuenta propia, y las personas nombradas en las direcciones de alerta de la flota. Los datos personales tratados son: la descripción y la categoría de un aviso de avería, y si el vehículo aún puede conducirse; la lectura del cuentakilómetros, el nombre y el teléfono del conductor si los facilita; la ubicación si el conductor la añade; hasta tres fotos por aviso; y las direcciones de correo electrónico que la flota indica en Ajustes → Notificaciones.

FleetFault trata los datos de la flota solo siguiendo instrucciones documentadas de la flota, dadas a través del propio producto (añadir un vehículo, cambiar el estado de un aviso, añadir o quitar una dirección de alerta, exportar o eliminar datos) o por escrito a support@mixtape.works. Si FleetFault considera que una instrucción infringiría el RGPD u otra norma de la UE de protección de datos, se lo comunica a la flota antes de ejecutarla.

Toda persona de Human Hygiene Kft. que pueda acceder a los datos de una flota está obligada a mantenerlos confidenciales, ya sea por un contrato de trabajo o por un acuerdo aparte.

FleetFault mantiene los datos de la flota tras TLS en tránsito, inicia la sesión de las cuentas sin contraseña propia (de eso se ocupa la cuenta de mixtape), guarda una sesión solo como un hash con sal y limita el acceso a la base de datos al personal que gestiona el servicio. Estas medidas se revisan a medida que el servicio cambia, conforme al artículo 32 del RGPD.

FleetFault utiliza a Hetzner Online GmbH (alojamiento, Finlandia), a Amazon Web Services EMEA SARL (correos de alerta, enviados desde Fráncfort, Alemania) y, como respaldo para los correos de alerta, a Resend, operado por Plus Five Five, Inc. (Estados Unidos), como también indica el aviso de privacidad. Se trata de una autorización general: FleetFault puede añadir o sustituir a un subencargado, y lo comunica al gestor de la flota por correo electrónico al menos 30 días antes de que uno nuevo empiece a tratar los datos de la flota, para que la flota pueda oponerse. Cada subencargado está vinculado por un acuerdo escrito que da a los datos de la flota la misma protección que este.

FleetFault ayuda a la flota a responder a la solicitud de un conductor o de un destinatario de alertas sobre sus propios datos, y ayuda en una evaluación de impacto relativa a la protección de datos o en una consulta a una autoridad de control, en la medida en que lo permitan la naturaleza del tratamiento y la información de que FleetFault disponga razonablemente.

FleetFault informa al gestor de la flota sin dilación indebida tras tener conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los datos de la flota, con lo que sepa en ese momento sobre lo ocurrido, a qué afecta y qué se está haciendo al respecto.

Cuando la flota se elimina en Ajustes, FleetFault elimina con ella los vehículos, avisos, fotos y direcciones de alerta de la flota; no se retiene nada. El gestor de una flota también puede exportar todos los avisos como archivo CSV desde el panel en cualquier momento antes de eso.

FleetFault facilita a la flota la información que razonablemente necesite para demostrar que este acuerdo se cumple, y permite que la flota, o un auditor que designe, lo compruebe, con un preaviso razonable.

El gestor de una flota acepta este acuerdo una vez, en Ajustes → Acuerdo de encargo de tratamiento de datos. Al aceptarlo se registran la dirección de correo de la cuenta y la hora, y ese registro se conserva mientras exista la cuenta de la flota.