Accordo sul trattamento dei dati

Il titolare del trattamento è la flotta, rappresentata dall’account che accetta questo accordo. Il responsabile del trattamento è Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapest, Ungheria (numero di registro delle imprese 01-09-464537), che opera come FleetFault.

FleetFault tratta i dati della flotta finché la flotta esiste su FleetFault: dal giorno in cui il suo responsabile accetta questo accordo fino a quando la flotta viene eliminata nelle Impostazioni. L’eliminazione della flotta pone fine a questo accordo nei suoi confronti.

FleetFault conserva e mostra alla flotta i suoi veicoli e i loro adesivi QR, le segnalazioni di guasto presentate per essi e le loro foto, e gli indirizzi di avviso della flotta, e invia le e-mail di avviso che quegli indirizzi richiedono. Tratta questi dati solo per far funzionare il servizio a cui la flotta si è iscritta: mostrare alla flotta le proprie segnalazioni, inviare i propri avvisi e permetterle di esportare o eliminare i propri dati.

Gli interessati sono i conducenti della flotta, che inviano una segnalazione senza un proprio account, e le persone indicate negli indirizzi di avviso della flotta. I dati personali trattati sono: la descrizione e la categoria di una segnalazione di guasto, e se il veicolo può ancora essere guidato; la lettura del contachilometri, il nome e il numero di telefono del conducente se li fornisce; la posizione se il conducente la aggiunge; fino a tre foto per segnalazione; e gli indirizzi e-mail che la flotta elenca in Impostazioni → Notifiche.

FleetFault tratta i dati della flotta solo su istruzioni documentate della flotta, impartite tramite il prodotto stesso (aggiungere un veicolo, cambiare lo stato di una segnalazione, aggiungere o rimuovere un indirizzo di avviso, esportare o eliminare dati) oppure per iscritto a support@mixtape.works. Se FleetFault ritiene che un’istruzione violerebbe il GDPR o un’altra norma dell’UE sulla protezione dei dati, ne informa la flotta prima di eseguirla.

Chiunque in Human Hygiene Kft. possa accedere ai dati di una flotta è tenuto a mantenerli riservati, in forza di un contratto di lavoro o di un accordo separato.

FleetFault protegge i dati della flotta con TLS in transito, fa accedere gli account senza una password propria (se ne occupa l’account mixtape), conserva una sessione solo come hash con salt e limita l’accesso al database al personale che gestisce il servizio. Queste misure sono riesaminate man mano che il servizio cambia, ai sensi dell’articolo 32 del GDPR.

FleetFault si avvale di Hetzner Online GmbH (hosting, Finlandia), di Amazon Web Services EMEA SARL (e-mail di avviso, inviate da Francoforte, Germania) e, come riserva per le e-mail di avviso, di Resend, gestita da Plus Five Five, Inc. (Stati Uniti), come indica anche l’informativa sulla privacy. Si tratta di un’autorizzazione generale: FleetFault può aggiungere o sostituire un sub-responsabile, e lo comunica al responsabile della flotta via e-mail almeno 30 giorni prima che uno nuovo inizi a trattare i dati della flotta, in modo che la flotta possa opporsi. Ogni sub-responsabile è vincolato da un accordo scritto che garantisce ai dati della flotta la stessa protezione di questo.

FleetFault aiuta la flotta a rispondere alla richiesta di un conducente o di un destinatario di avvisi riguardo ai propri dati, e aiuta in una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati o in una consultazione con un’autorità di controllo, nella misura in cui la natura del trattamento lo consente e le informazioni ragionevolmente a disposizione di FleetFault lo permettono.

FleetFault informa il responsabile della flotta senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i dati della flotta, con ciò che sa in quel momento su che cosa è accaduto, che cosa riguarda e che cosa si sta facendo al riguardo.

Quando la flotta viene eliminata nelle Impostazioni, FleetFault elimina con essa i veicoli, le segnalazioni, le foto e gli indirizzi di avviso della flotta; nulla viene trattenuto. Il responsabile di una flotta può inoltre esportare ogni segnalazione come file CSV dalla dashboard in qualsiasi momento prima di allora.

FleetFault fornisce alla flotta le informazioni di cui ha ragionevolmente bisogno per dimostrare che questo accordo viene rispettato, e consente alla flotta, o a un revisore da essa indicato, di verificarlo, con ragionevole preavviso.

Il responsabile di una flotta accetta questo accordo una volta, in Impostazioni → Accordo sul trattamento dei dati. L’accettazione registra l’indirizzo e-mail dell’account e l’ora, e tale registrazione viene conservata finché esiste l’account della flotta.