Verwerkersovereenkomst

De verwerkingsverantwoordelijke is het wagenpark, vertegenwoordigd door het account dat deze overeenkomst accepteert. De verwerker is Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Boedapest, Hongarije (handelsregisternummer 01-09-464537), handelend als FleetFault.

FleetFault verwerkt de gegevens van het wagenpark zolang het wagenpark op FleetFault bestaat: vanaf de dag waarop de beheerder deze overeenkomst accepteert tot het wagenpark in Instellingen wordt verwijderd. Het verwijderen van het wagenpark beëindigt deze overeenkomst daarmee.

FleetFault slaat op en toont het wagenpark zijn eigen voertuigen en hun QR-stickers, de storingsmeldingen die erop zijn ingediend en hun foto’s, en de meldadressen van het wagenpark, en verstuurt de meldings-e-mails waarom die adressen vragen. Het verwerkt deze gegevens alleen om de dienst te leveren waarvoor het wagenpark zich heeft aangemeld: het wagenpark zijn eigen meldingen tonen, zijn eigen meldingen versturen, en het zijn eigen gegevens laten exporteren of verwijderen.

Betrokkenen zijn de bestuurders van het wagenpark, die een melding indienen zonder eigen account, en de personen die in de meldadressen van het wagenpark worden genoemd. De verwerkte persoonsgegevens zijn: de beschrijving en categorie van een storingsmelding, en of het voertuig nog rijdbaar is; de kilometerstand, de naam en het telefoonnummer van de bestuurder als de bestuurder die opgeeft; de locatie als de bestuurder die toevoegt; maximaal drie foto’s per melding; en de e-mailadressen die het wagenpark onder Instellingen → Meldingen opgeeft.

FleetFault verwerkt de gegevens van het wagenpark alleen op gedocumenteerde instructie van het wagenpark, gegeven via het product zelf (een voertuig toevoegen, de status van een melding wijzigen, een meldadres toevoegen of verwijderen, gegevens exporteren of verwijderen) of schriftelijk aan support@mixtape.works. Meent FleetFault dat een instructie de AVG of ander EU-gegevensbeschermingsrecht schendt, dan meldt het dat aan het wagenpark voordat het de instructie uitvoert.

Iedereen bij Human Hygiene Kft. die bij de gegevens van een wagenpark kan, is gebonden aan geheimhouding, hetzij door een arbeidsovereenkomst, hetzij door een aparte overeenkomst.

FleetFault houdt de gegevens van het wagenpark achter TLS tijdens verzending, laat accounts inloggen zonder eigen wachtwoord (dat doet het mixtape-account), bewaart een sessie alleen als gezouten hash en beperkt de toegang tot de database tot het personeel dat de dienst beheert. Deze maatregelen worden herzien naarmate de dienst verandert, onder AVG artikel 32.

FleetFault gebruikt Hetzner Online GmbH (hosting, Finland), Amazon Web Services EMEA SARL (meldings-e-mails, verzonden vanuit Frankfurt, Duitsland) en, als reserve voor meldings-e-mails, Resend, beheerd door Plus Five Five, Inc. (Verenigde Staten), zoals ook de privacyverklaring zegt. Dit is een algemene machtiging: FleetFault mag een subverwerker toevoegen of vervangen, en meldt dit minstens 30 dagen voordat een nieuwe de gegevens van het wagenpark gaat verwerken per e-mail aan de beheerder van het wagenpark, zodat het wagenpark bezwaar kan maken. Elke subverwerker is gebonden door een schriftelijke overeenkomst die de gegevens van het wagenpark dezelfde bescherming geeft als deze.

FleetFault helpt het wagenpark bij het beantwoorden van een verzoek van een bestuurder of een ontvanger van meldingen over hun eigen gegevens, en helpt bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een raadpleging van een toezichthoudende autoriteit, voor zover de aard van de verwerking dat toelaat en de voor FleetFault redelijkerwijs beschikbare informatie het toestaat.

FleetFault meldt de beheerder van het wagenpark zonder onredelijke vertraging nadat het kennis heeft genomen van een inbreuk op persoonsgegevens die de gegevens van het wagenpark raakt, met wat het op dat moment weet over wat er is gebeurd, wat het raakt en wat eraan wordt gedaan.

Wanneer het wagenpark in Instellingen wordt verwijderd, verwijdert FleetFault de voertuigen, meldingen, foto’s en meldadressen van het wagenpark mee; er wordt niets achtergehouden. De beheerder van een wagenpark kan ook op elk moment daarvoor elke melding als CSV-bestand uit het dashboard exporteren.

FleetFault geeft het wagenpark de informatie die het redelijkerwijs nodig heeft om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd, en staat het wagenpark, of een door hem aangewezen auditor, toe dat met redelijke kennisgeving te controleren.

De beheerder van een wagenpark accepteert deze overeenkomst één keer, in Instellingen → Verwerkersovereenkomst. Bij acceptatie worden het e-mailadres van het account en het tijdstip vastgelegd, en die vastlegging wordt bewaard zolang het wagenparkaccount bestaat.