Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Prevádzkovateľom je flotila, zastúpená účtom, ktorý túto zmluvu prijíma. Sprostredkovateľom je Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapešť, Maďarsko (obchodný register 01-09-464537), pôsobiaca ako FleetFault.

FleetFault spracúva údaje flotily po celý čas, počas ktorého flotila vo FleetFault existuje: odo dňa, keď jej správca túto zmluvu prijme, do vymazania flotily v Nastaveniach. Vymazaním flotily táto zmluva s ňou končí.

FleetFault ukladá a zobrazuje flotile jej vlastné vozidlá a ich QR nálepky, hlásenia porúch podané k nim a ich fotografie a adresy upozornení flotily a odosiela e-mailové upozornenia, o ktoré tieto adresy žiadajú. Tieto údaje spracúva len na prevádzku služby, pre ktorú sa flotila zaregistrovala: aby flotile ukázal jej vlastné hlásenia, odoslal jej vlastné upozornenia a umožnil jej exportovať alebo vymazať jej vlastné údaje.

Dotknutými osobami sú vodiči flotily, ktorí podávajú hlásenie bez vlastného účtu, a osoby uvedené v adresách upozornení flotily. Spracúvané osobné údaje sú: opis a kategória hlásenia poruchy a či sa s vozidlom dá ešte ísť; stav tachometra, meno a telefónne číslo vodiča, ak ich uvedie; poloha, ak ju vodič pridá; až tri fotografie k hláseniu; a e-mailové adresy, ktoré flotila uvedie v Nastaveniach → Oznámenia.

FleetFault spracúva údaje flotily iba podľa zdokumentovaných pokynov flotily, daných prostredníctvom samotného produktu (pridanie vozidla, zmena stavu hlásenia, pridanie alebo odobratie adresy upozornenia, export alebo vymazanie údajov) alebo písomne na support@mixtape.works. Ak sa FleetFault domnieva, že by pokyn porušoval GDPR alebo iný právny predpis EÚ o ochrane údajov, oznámi to flotile skôr, ako ho vykoná.

Každý, kto v spoločnosti Human Hygiene Kft. môže pristupovať k údajom flotily, je viazaný povinnosťou mlčanlivosti, či už pracovnou zmluvou, alebo samostatnou dohodou.

FleetFault chráni údaje flotily pri prenose protokolom TLS, prihlasuje účty bez vlastného hesla (to zabezpečuje účet mixtape), uchováva reláciu iba ako hash so soľou a obmedzuje prístup k databáze na pracovníkov, ktorí službu prevádzkujú. Tieto opatrenia sa preskúmavajú podľa toho, ako sa služba mení, v súlade s čl. 32 GDPR.

FleetFault využíva Hetzner Online GmbH (hosting, Fínsko), Amazon Web Services EMEA SARL (e-mailové upozornenia, odosielané z Frankfurtu, Nemecko) a ako zálohu pre e-mailové upozornenia Resend, ktorý prevádzkuje Plus Five Five, Inc. (Spojené štáty), ako uvádza aj oznámenie o súkromí. Ide o všeobecné povolenie: FleetFault môže pridať alebo vymeniť ďalšieho sprostredkovateľa a oznámi to správcovi flotily e-mailom najmenej 30 dní predtým, ako nový začne spracúvať údaje flotily, aby flotila mohla namietať. Každý ďalší sprostredkovateľ je viazaný písomnou zmluvou, ktorá údajom flotily zaisťuje rovnakú ochranu ako táto zmluva.

FleetFault pomáha flotile vybaviť žiadosť vodiča alebo príjemcu upozornenia týkajúcu sa jeho vlastných údajov a pomáha s posúdením vplyvu na ochranu osobných údajov alebo s konzultáciou s dozorným orgánom, v rozsahu, ktorý umožňuje povaha spracúvania a informácie, ktoré má FleetFault rozumne k dispozícii.

FleetFault oznámi správcovi flotily bez zbytočného odkladu po tom, čo sa dozvie o porušení ochrany osobných údajov týkajúcom sa údajov flotily, a uvedie, čo v tej chvíli vie o tom, čo sa stalo, čoho sa to týka a čo sa s tým robí.

Keď sa flotila vymaže v Nastaveniach, FleetFault s ňou vymaže jej vozidlá, hlásenia, fotografie a adresy upozornení; nič sa nezadržiava. Správca flotily môže tiež kedykoľvek pred tým exportovať všetky hlásenia ako súbor CSV z prehľadu.

FleetFault poskytne flotile informácie, ktoré rozumne potrebuje na preukázanie, že sa táto zmluva dodržiava, a umožní flotile, alebo audítorovi, ktorého určí, to po primeranom upozornení overiť.

Správca flotily prijíma túto zmluvu raz, v Nastaveniach → Zmluva o spracúvaní osobných údajov. Prijatie zaznamená e-mailovú adresu účtu a čas a tento záznam sa uchováva po dobu existencie účtu flotily.