Veri işleme sözleşmesi

Veri sorumlusu, bu sözleşmeyi kabul eden hesabın temsil ettiği filodur. Veri işleyen, FleetFault adıyla faaliyet gösteren Human Hygiene Kft.'dir (Datolya utca 40, 1163 Budapeşte, Macaristan; şirket sicil numarası 01-09-464537).

FleetFault, filonun verilerini filo FleetFault'ta var olduğu sürece işler: yöneticisinin bu sözleşmeyi kabul ettiği günden, filo Ayarlar'da silinene kadar. Filonun silinmesi, onunla olan bu sözleşmeyi sona erdirir.

FleetFault, filonun kendi araçlarını ve QR etiketlerini, bunlar için verilen arıza raporlarını ve fotoğraflarını ve filonun uyarı adreslerini saklar ve gösterir, bu adreslerin istediği uyarı e-postalarını gönderir. Bu verileri yalnızca filonun kaydolduğu hizmeti çalıştırmak için işler: filoya kendi raporlarını göstermek, kendi uyarılarını göndermek ve kendi verilerini dışa aktarmasına veya silmesine izin vermek.

İlgili kişiler, kendi hesapları olmadan rapor veren filonun sürücüleri ve filonun uyarı adreslerinde adı geçen kişilerdir. İşlenen kişisel veriler şunlardır: bir arıza raporunun açıklaması ve kategorisi ile aracın hâlâ kullanılıp kullanılamayacağı; sürücü verirse kilometre sayacı değeri, sürücünün adı ve telefon numarası; sürücü eklerse konum; rapor başına en fazla üç fotoğraf; ve filonun Ayarlar → Bildirimler altında listelediği e-posta adresleri.

FleetFault, filonun verilerini yalnızca filonun ürünün kendisi aracılığıyla (araç ekleme, raporun durumunu değiştirme, uyarı adresi ekleme veya kaldırma, veri dışa aktarma veya silme) ya da support@mixtape.works adresine yazılı olarak verdiği belgelenmiş talimatlarla işler. FleetFault bir talimatın GDPR'yi veya başka bir AB veri koruma yasasını ihlal edeceğini düşünürse, uygulamadan önce filoya bildirir.

Human Hygiene Kft.'de bir filonun verilerine erişebilen herkes, bir iş sözleşmesiyle veya ayrı bir sözleşmeyle bunları gizli tutmakla yükümlüdür.

FleetFault, filonun verilerini aktarım sırasında TLS arkasında tutar, hesapları kendi parolası olmadan oturum açtırır (bunu mixtape hesabı yapar), bir oturumu yalnızca tuzlanmış bir özet olarak saklar ve veritabanı erişimini hizmeti işleten personelle sınırlar. Bu önlemler, hizmet değiştikçe GDPR madde 32 uyarınca gözden geçirilir.

FleetFault; Hetzner Online GmbH'yi (barındırma, Finlandiya), Amazon Web Services EMEA SARL'yi (Frankfurt, Almanya'dan gönderilen uyarı e-postaları) ve uyarı e-postaları için yedek olarak, gizlilik bildiriminde de belirtildiği gibi Plus Five Five, Inc. (Amerika Birleşik Devletleri) tarafından işletilen Resend'i kullanır. Bu genel bir yetkilendirmedir: FleetFault bir alt işleyen ekleyebilir veya değiştirebilir ve yeni bir alt işleyen filonun verilerini üstlenmeden en az 30 gün önce filo yöneticisine e-postayla bildirir, böylece filo itiraz edebilir. Her alt işleyen, filonun verilerine bununla aynı korumayı veren yazılı bir sözleşmeyle bağlıdır.

FleetFault, filonun bir sürücünün ya da uyarı alıcısının kendi verilerine ilişkin talebini yanıtlamasına ve bir veri koruma etki değerlendirmesine veya bir denetim makamıyla istişareye, işlemenin niteliğinin ve FleetFault'un makul ölçüde erişebildiği bilgilerin elverdiği ölçüde yardım eder.

FleetFault, filonun verilerini etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrendikten sonra, o sırada ne olduğu, neyi etkilediği ve bununla ilgili neler yapıldığı hakkında bildikleriyle birlikte, filo yöneticisine gereksiz gecikme olmaksızın bildirir.

Filo Ayarlar'da silindiğinde FleetFault, filonun araçlarını, raporlarını, fotoğraflarını ve uyarı adreslerini onunla birlikte siler; hiçbir şey geride tutulmaz. Filo yöneticisi bundan önce her raporu istediği zaman panelden CSV dosyası olarak dışa aktarabilir.

FleetFault, bu sözleşmeye uyulduğunu göstermek için filonun makul ölçüde ihtiyaç duyduğu bilgileri verir ve filonun ya da belirlediği bir denetçinin bunu makul bir bildirimle kontrol etmesine izin verir.

Filo yöneticisi bu sözleşmeyi Ayarlar → Veri işleme sözleşmesi bölümünde bir kez kabul eder. Kabul, hesabın e-posta adresini ve zamanı kaydeder; bu kayıt filo hesabı var olduğu sürece saklanır.