Acordo de tratamento de dados

O responsável pelo tratamento é a frota, representada pela conta que aceita este acordo. O subcontratante é a Human Hygiene Kft., Datolya utca 40, 1163 Budapeste, Hungria (número de registo comercial 01-09-464537), que opera como FleetFault.

O FleetFault trata os dados da frota enquanto a frota existir no FleetFault: desde o dia em que o seu gestor aceita este acordo até a frota ser eliminada nas Definições. Eliminar a frota põe termo a este acordo quanto a ela.

O FleetFault armazena e mostra à frota os seus próprios veículos e os respetivos autocolantes QR, as comunicações de avaria feitas sobre eles e as suas fotografias, e os endereços de alerta da frota, e envia os e-mails de alerta que esses endereços pedem. Trata estes dados apenas para fazer funcionar o serviço a que a frota aderiu: mostrar à frota as suas próprias comunicações, enviar os seus próprios alertas e permitir-lhe exportar ou eliminar os seus próprios dados.

Os titulares dos dados são os condutores da frota, que enviam uma comunicação sem conta própria, e as pessoas indicadas nos endereços de alerta da frota. Os dados pessoais tratados são: a descrição e a categoria de uma comunicação de avaria, e se o veículo ainda pode ser conduzido; a leitura do conta-quilómetros, o nome e o número de telefone do condutor se os fornecer; a localização se o condutor a adicionar; até três fotografias por comunicação; e os endereços de e-mail que a frota indica em Definições → Notificações.

O FleetFault trata os dados da frota apenas segundo instruções documentadas da frota, dadas através do próprio produto (adicionar um veículo, alterar o estado de uma comunicação, adicionar ou remover um endereço de alerta, exportar ou eliminar dados) ou por escrito para support@mixtape.works. Se o FleetFault considerar que uma instrução violaria o RGPD ou outra lei da UE de proteção de dados, informa a frota antes de a executar.

Quem, na Human Hygiene Kft., possa aceder aos dados de uma frota está obrigado a mantê-los confidenciais, quer por um contrato de trabalho quer por um acordo separado.

O FleetFault mantém os dados da frota protegidos por TLS em trânsito, inicia a sessão das contas sem palavra-passe própria (é a conta mixtape que o faz), guarda uma sessão apenas como um hash com salt e limita o acesso à base de dados ao pessoal que gere o serviço. Estas medidas são revistas à medida que o serviço muda, ao abrigo do artigo 32.º do RGPD.

O FleetFault recorre à Hetzner Online GmbH (alojamento, Finlândia), à Amazon Web Services EMEA SARL (e-mails de alerta, enviados a partir de Frankfurt, Alemanha) e, como reserva para os e-mails de alerta, à Resend, operada pela Plus Five Five, Inc. (Estados Unidos), como o aviso de privacidade também refere. Trata-se de uma autorização geral: o FleetFault pode acrescentar ou substituir um subcontratante ulterior, e informa o gestor da frota por e-mail pelo menos 30 dias antes de um novo passar a tratar os dados da frota, para que a frota possa opor-se. Cada subcontratante ulterior está vinculado por um acordo escrito que dá aos dados da frota a mesma proteção que este.

O FleetFault ajuda a frota a responder ao pedido de um condutor ou de um destinatário de alertas sobre os seus próprios dados, e ajuda numa avaliação de impacto sobre a proteção de dados ou numa consulta a uma autoridade de controlo, na medida em que a natureza do tratamento o permita e a informação razoavelmente disponível para o FleetFault o consinta.

O FleetFault informa o gestor da frota sem demora injustificada após ter conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete os dados da frota, com o que souber nessa altura sobre o que aconteceu, o que afeta e o que está a ser feito a esse respeito.

Quando a frota é eliminada nas Definições, o FleetFault elimina com ela os veículos, as comunicações, as fotografias e os endereços de alerta da frota; nada é retido. O gestor de uma frota pode também exportar todas as comunicações como ficheiro CSV a partir do painel em qualquer momento antes disso.

O FleetFault fornece à frota a informação de que razoavelmente precisa para demonstrar que este acordo está a ser cumprido, e permite que a frota, ou um auditor por ela indicado, o verifique, com aviso prévio razoável.

O gestor de uma frota aceita este acordo uma vez, em Definições → Acordo de tratamento de dados. Ao aceitar, registam-se o endereço de e-mail da conta e a hora, e esse registo é guardado enquanto a conta da frota existir.